Le choix de votre salle de mariage aura un impact majeur sur tous les autres aspects du jour le plus important de votre vie. Il est donc essentiel de prendre votre temps afin de choisir l’endroit judicieusement.
Après avoir été présente à plusieurs centaines de mariages, notre équipe a concocté cet article afin de vous aider à bien choisir votre lieu de réception.
Commencez les recherches un an avant le Jour J
Même si vous ne connaissez pas la date précise à laquelle vous souhaitez vous marier, vous avez sûrement une idée de la saison qui vous intéresse le plus.
Assurez-vous de commencer les recherches un an avant votre mariage, car les endroits les plus populaires ou les moins chers peuvent être réservés très longtemps à l’avance.
Si vous tenez à vous marier lors d’un long week-end, il vous faudra parfois faire votre réservation jusqu’à deux ans plus tôt.
Déterminez le nombre d’invités
Le nombre d’invités à votre mariage déterminera la grandeur de la salle que vous cherchez, ou la salle que vous avez trouvée déterminera le nombre maximum d’invités.
C’est selon vos priorités.
Faites une liste préliminaire des invités. Vous pourrez toujours ajuster ensuite.
Dans certaines familles, il est non négociable d’inviter toutes la parenté… même ceux que vous n’avez pas vus depuis des siècles! Si c’est votre cas, il faudra absolument vous assurer de choisir une salle assez grande, car vous n’aurez pas l’option de limiter le nombre d’invités.
Respectez le thème du mariage
Souhaitez-vous un style champêtre ou urbain? Un mariage chic ou convivial?
Se poser ces questions avant de trouver la salle aura un impact majeur sur vos recherches.
Il n’y a rien de plus difficile que de tenter de forcer un thème dans une salle. Même si vous choisissez plus tard des décors de tables rustiques, rien ne donnera un look de grange à une salle de réception moderne.
Soyez flexible sur la date
Ce serait dommage de trouver la salle de mariage de vos rêves, mais de devoir y renoncer car elle n’est pas disponible à la date souhaitée.
Avez-vous songé à vous marier hors saison?
Au Québec, la saison des mariages s’étend de mai à septembre. En dehors de ces dates, il vous sera plus facile de trouver des fournisseurs et d’obtenir de bons prix.
Questions à poser avant de signer un contrat
Avant de signer un contrat avec une salle de réception, n’oubliez pas de poser ces questions:
1. Quelle est la capacité de la salle?
Combien d’invités maximum la salle peut-elle contenir légalement? Est-ce que cette capacité est pour un banquet? Un cocktail dinatoire? Un buffet?
N’oubliez pas de calculer un espace pour la piste de danse.
À ce sujet, demandez si vous devrez déplacer des tables afin de créer de l’espace. Demandez aussi s’il y a un plancher de danse ou si vous devrez en faire la location.
2. Que comprend le prix de location?
Est-ce que les tables, chaises, nappes, frais d’électricité, frais de services et frais d’administration sont inclus dans le prix qu’on vous a mentionné?
Y a-t-il un système de son et d’éclairage inclus dans la salle?
Dans le cas d’un mariage sous chapiteau, est-ce que le chauffage ou la climatisation font partie de la location?
Ne prenez jamais pour acquis que ce que vous voyez lors de votre visite est inclus dans le prix de location de la salle.
3. Quel est le plan B en cas de mauvais temps?
Si vous avez choisi de vous marier à l’extérieur ou sous un chapiteau, posez des questions sur les options qui se présentent à vous en cas de pluie ou de forts vents.
4. Y a-t-il des restrictions de bruit ou une heure de fin de location?
Croyez-le ou non, ce n’est pas parce qu’un endroit est une salle de réception que vous pouvez nécessairement y faire la fête toute la nuit. Dans certains cas, il est interdit d’avoir de la musique forte après une certaine heure.
Il serait dommage de gâcher une si belle soirée à cause des plaintes des voisins ou de chambreurs à proximité.
Assurez-vous de choisir un endroit où vous pouvez faire tout le bruit que vous désirez.
Dans les hôtels, il faut s'assurer que les chambres sont dans une autre section que les salles de réception. Sinon, il y aura inévitablement des plaintes à cause du bruit.
Si vous faîtes votre mariage sur le terrain d'une maison privée, il pourrait aussi y avoir des plaintes de bruit même si vous avisez le voisinage. Les policiers sont généralement compréhensifs, mais ce n'est pas agréable de devoir gérer leur présence le jour de son mariage.
Peut-être que ces conditions vous conviennent, mais mieux vaut savoir à quoi s’en tenir plutôt que d’entendre par surprise le last call à 23h.
Pensez aussi à demander si un temps vous est alloué pour l’installation de décor et le ramassage de ceux-ci.
5. Quel sont les frais supplémentaires en cas de dépassement de l’heure limite?
Il est toujours bon de savoir à quoi s’en tenir.
6. Y a-t-il des restrictions au niveau des décors?
Pouvez-vous accrocher des guirlandes de lumière, des voiles ou des décors de papier au plafond de la salle?
Pouvez-vous utiliser des bougies? Plusieurs salles interdisent les flammes nues.
7. Y a-t-il des fournisseurs imposés?
Certaines salles ont des contrats d’exclusivité avec des traiteurs, décorateurs, DJ, etc.
Premièrement, cela peut augmenter les frais de votre événement, car vous ne pourrez pas négocier les prix de ces fournisseurs.
Deuxièmement, vous ne pourrez pas engager vos fournisseurs favoris.
8. La salle possède-t-elle un permis d’alcool ou un permis de réunion?
La plupart des salles de réception possèdent un permis d'alcool qui leur permet de vendre des boissons alcoolisées. Dans ce cas, vous ne pourrez pas apporter votre propre alcool.
Si vous installez un chapiteau ou louez une grange chez un particulier, vous devrez faire votre demande de permis de réunion sur le site de la Régie des alcools, des courses et des jeux. Dans cette situation, les invités peuvent apporter leur propre alcool.
Attention! Vous devez en faire la demande au moins 15 jours avant la date de votre mariage.
Un conseil: si votre mariage a lieu dans un hôtel, assurez-vous d'offrir quelques boissons de base (bières, vins, vodka, gin, etc.) en bar ouvert. Autrement, certains de vos invités iront s'approvisionner en alcool dans leurs chambres et cela pourrait avoir un impact sur la soirée.
9. Y a-t-il d’autres mariages à la même date?
Devrez-vous partager la vedette avec d’autres mariés?
…ou voulez-vous risquer de recevoir des « wedding crashers » sur votre piste de danse?
Si plus d’un mariage ont lieu au même endroit, quels sont les mesures prises par le personnel afin d’éviter que les invités ne se promènent d’un endroit à l’autre.
10. Quels sont les modalités de paiements?
Quand, en combien de versements, et de quelles façons devez-vous régler la facture?
Les cartes de crédits sont-elles acceptées?
En dernier lieu, pensez à vos invités. Le stationnement à proximité et des hôtels accessibles près de la salle de réception seront appréciés.
Nos DJ ont été présents à de nombreux mariages partout à travers le Québec. N’hésitez pas à leur demander conseils lors de votre rencontre gratuite avec l’un d’entre eux.